Desde o momento em que a Revolução Industrial chegou com seu futuro promissor, máquinas a vapor e produção em série, o mundo é sempre mais, maior e mais rápido. Para isso, leva-se em conta a ideia de que os recursos são infinitos. E no caso, não se trata apenas da madeira, do ouro ou da própria água potável, mas da sua paciência e da sua energia.

É hora de provar por dois mais dois que trabalhar menos é produzir mais, mesmo que isso pareça paradoxal. A ideia é adotada por grandes empresas e start ups e é a prova de que, assim como as árvores da Amazônia, você também pode se esgotar.

Bateria em 10%

Com o brilho da tela no máximo, você pode usar um iPad por três, até quatro horas. Mas quando a mensagem avisa que é hora de colocá-lo na tomada, é preciso esperar dez horas para que ele carregue totalmente. E por que com você seria diferente?

Quanto mais tarde você sai do escritório, menos tempo você tem para fazer as suas coisas e mais tarde vai dormir. Sendo assim, a sua manhã pode acabar de duas formas: ou você vai chegar atrasado ou você será um zumbi – um combo dessas duas opções também é possível, pensando bem.

Menos é mais

Na 37Signals, empresa responsável por serviços como o Basecamp, o Highrise e o Campfire, os funcionários trabalham apenas quatro dias por semana e são encorajados a ficarem menos de oito horas diárias no escritório. Mas então eles estão trabalhando menos?

Segundo Jason Fried, fundador e presidente da empresa, é justamente o contrário. “Em termos de produtividade, a mesma quantidade de coisas está sendo feita e as pessoas estão mais felizes e mais focadas”, afirmou.

O que acontece é que, diferente do que todos nós aprendemos, não é a quantidade de horas que você fica no escritório que guia a sua produtividade, mas o quanto seu cérebro está focado. Afinal, você pode finalizar uma tarefa em quinze minutos, mas se você estiver cansado ou sem foco, é fácil se perder na internet e quadriplicar o tempo necessário para fazê-la.

O cérebro pede arrego

Há muitos pesquisadores que estudam a produtividade e a forma com que nossos cérebros reagem a tarefas, prazos e demandas. Uma das explicações mais aceitas para o funcionamento da massa cinzenta durante o expediente de trabalho é o chamado BRAC (Basic-Rest Activity Cicle), um padrão cerebral descoberto nos anos 50 por William Dement e Nathaniel Kleitman.

O padrão consiste no cérebro trabalhar por noventa minutos, alcançando seu pico, e exigir um descanso que varia entre quinze e vinte minutos. Essa pausa exigida raramente é respeitada, já que estamos como uma boa máquina da Revolução Industrial: a todo vapor e sem limites.

O problema é que, nessa busca pelo máximo acaba-se colocando no trabalho o mínimo. Claro, sem contar as tentativas de turbinar as energias do corpo tomando altas doses de cafeína, taurina e estimulantes – substâncias que, como todos sabemos, podem fazer mal para o organismo.

Autosabotagem: quanto o cérebro engana

Você dormiu mal, comeu mal, trabalhou a noite inteira, a semana inteira e está à base de café. As chances do seu cérebro te enganar, nesse ponto, são enormes. Quer um exemplo?Imagine que você tenha um grande projeto a ser feito este mês. A deadline está lá na frente, embora sejam tarefas complexas e que irão demandar tempo e empenho. É muito provável que, faltando dois dias para a entrega, você surte, vire noites trabalhando e acabe ficando em um estado zumbi pior ainda. Entenda o por quê.

1. Quanto mais tempo você tem, mais tempo você desperdiça

Se você tem oito horas e um dia para fazer determinadas tarefas, você irá cumpri-las, mas junto a isso vai gastar tempo jogando conversa fora durante do cafezinho, batendo papo com o colega ao lado, lendo o feed do Facebook, vendo fotos dos seus amigos e lendo todos os jornais online. Se você tivesse que completar o mesmo grupo de tarefas em quatro horas, os extras seriam cortados, você trabalharia menos horas no escritório, poderia ter mais tempo para fazer as suas coisas, dormiria mais e seria mais feliz.

2. Duas semanas ou dois dias: o prazo é o mesmo

Não importa quanto é o prazo para entregar o projeto. Se forem dois dias você vai se apressar e fazer, mas se forem duas semanas você vai matar tempo e postergá-lo, precisando fazer tudo em dois dias. A lógica é a mesma do caso anterior: quanto mais tempo, menos foco.

3. Quebrando tarefas

O cérebro humano não foi feito para lidar com tarefas grandes. Por isso, assim como pregam diversos métodos de “Get Things Done” (GTD), se você quer fazer algo grande é melhor quebrá-lo em partes menores. Para explicar isso, a ciência tem o chamado “Efeito Zeigarnik”,  teoria que afirma que a mente está sempre focada em novos objetivos e que, portanto, quando algo é muito grande e demora a ser finalizado, vivenciamos um sentimento de derrota, seguido pela vontade de desistir do objetivo inicial, deixando a tarefa inacabada.

Então, em vez de pensar em concluir aquele relatório enorme pelo qual o seu chefe está esperando, fracione os capítulos e finalize um objetivo de cada vez.

Multitask é mito

De acordo com uma pesquisa realizada por Zhen Wang, fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo não aumenta a sua produtividade. O cérebro humano não seria capaz de focar, de fato, em duas atividades simultâneas, resultando em uma mera ilusão de sucesso.

Na Unversidade de Stanford, “Clifford Nass” analisou pessoas que se diziam multitaskers e ficou abismado: “Nós ficamos absolutamente chocados. Nós todos perdemos nossas apostas. Acontece que os multitaskers são péssimos em todos os aspectos do multitasking.” Pelo jeito, assoviar e chupar cana não funciona. O melhor é ir com calma, organizar-se e fazer uma coisa de cada vez.

Dormir é preciso

Esqueça essa história de que dormir por quatro, cinco horas já é suficiente. Você já deve estar careca de saber que um adulto precisa, em média, oito horas de sono. Segundo uma pesquisa de Harvard, funcionários em modo zumbi, atrasados ou os dois causam um prejuízo equivalente a US$ 63,2 bilhões por ano às empresas.

Uma boa noite de sono é capaz de recuperar as suas energias e melhorar a sua performance. É o que prova um experimento realizado por Cheri D. Mah, da Universidade de Stanford,  que analisou a performance de jogadores de basquete após uma noite de sono comum e a comparou com o rendimento desse mesmo time após dez horas de sono. O resultado foi que o acerto de cestas de três pontos aumentou em 9%.

Outros estudos dão conta que cochilos diurnos de 20 a 60 minutos também são responsáveis por uma melhora no funcionamento do cérebro – tanto em relação à concentração quanto à memória.

O ideal longe da realidade

Apesar de haver diversas pesquisas e estudos que comprovam, convencer que o menos é mais é tarefa complicada, principalmente em empresas tradicionais. Com a legislação, driblar o ponto eletrônico e as 44 horas semanais é quase impossível.

Contudo, é importante ter consciência de como o nosso cérebro funciona e saber que os hábitos de trabalho que a grande maioria de nós tem hoje estão longe de ser os melhores. Comece a perceber quais são as tarefas que você tem de fazer no trabalho e quanto tempo você leva para completá-las. Mais que isso: quanto tempo você gasta postergando essas tarefas simplesmente porque “ainda são 15h” ou porque “não é para entregar hoje”.

O que importa na hora do trabalho não são as horas, mas a sua energia e o seu foco. Trabalhar menos é produzir mais, ter mais tempo para cuidar da vida e ser mais feliz. Afinal, já passou da hora de revolucionar a Revolução Industrial.

Fontes: NY Times, NY Times 2, INC, Sparring Mind